Integritetspolicy

Denna integritetspolicy förklarar hur Fire & Life Safety Inspections ("vi", "oss", "vår") samlar in, använder och skyddar dina personuppgifter när du använder vår tjänst på firelifesafetyinspections.se, i enlighet med EU:s allmänna dataskyddsförordning (GDPR).

1. Vem vi är (personuppgiftsansvarig)

Mike Wahren, som bedriver verksamhet under namnet Fire & Life Safety Inspections, en enskild firma registrerad hos Skatteverket, är personuppgiftsansvarig för dina personuppgifter. Adress: Källstorpsgården 123, 241 93 Eslöv. Kontakt: contact@firelifesafetyinspections.se.

2. Vem tjänsten är avsedd för

Tjänsten är avsedd att användas av företag och yrkesverksamma inom sitt yrke eller sin näringsverksamhet — brandskyddsinspektörer och inspektionsföretag — inte av privatpersoner som konsumenter. Genom att skapa ett konto bekräftar du att du använder tjänsten i yrkesmässigt syfte. Detta påverkar bland annat vilka konsumentskyddsregler som gäller respektive inte gäller för din användning av tjänsten (se Användarvillkoren).

3. Vilka uppgifter vi samlar in

• Kontouppgifter: namn, e-postadress och lösenord (lagras hashat, aldrig i klartext). Om du anger dem, även företagsnamn, organisationsnummer, telefonnummer, en certifieringsrad och en logotyp, som skrivs ut på de rapporter du utfärdar.
• Inspektionsdata: information om anläggning/byggnad, uppgifter om enheter, foton du laddar upp, texten från röstanteckningar (vi tar aldrig emot ljudet; se "Röstanteckningar" i avsnitt 5), samt statusanteckningar du skriver in för inspektionen.
• Importerade enhetslistor: en lista du klistrar in eller laddar upp för att lägga till enheter på en anläggning läses en gång för att skapa enheterna och sparas inte som fil.
• Kundens kontaktpersoner: om du registrerar en kontaktperson för en anläggning (namn och e-postadress till fastighetsägarens kontakt) och slår på påminnelser till hen, sparar vi uppgifterna för att skicka samma påminnelse om kommande och försenad inspektion som du får. Mejlet anger dig som avsändare, innehåller dina kontaktuppgifter och ingen länk in i tjänsten, och har en länk som stoppar utskicken med ett klick, utan inloggning. När kontaktpersonen har använt den förblir påminnelserna avstängda för den adressen, och du kan inte slå på dem igen. Du ansvarar för att hen har godkänt att få dem (användarvillkoren, avsnitt 6). Uppgifterna raderas när du tar bort dem, raderar anläggningen eller raderar ditt konto.
• Genererat innehåll: AI-genererade inspektionsrapporter som tas fram utifrån ovanstående.
• Teknisk data: grundläggande användningsdata som behövs för att driva och underhålla tjänsten säkert, inklusive en fellogg: när något går fel sparar vi felet, sidan det inträffade på och, om du var inloggad, din e-postadress, i högst 90 dagar. När ett konto raderas ersätts adressen i de posterna omedelbart med samma envägshash som i raderingsloggen (avsnitt 7).
• Säkerhetsloggar: två slag, som sparas olika länge. För att upptäcka missbruk: IP-adressen för misslyckade inloggningsförsök och för försök att köpa rapportpaket, tillsammans med den e-postadress som angavs, sparad i upp till 90 dagar (t.ex. för att se brute-force-inloggningsförsök) och därefter raderad automatiskt. När ett konto raderas ersätts dess adress i de posterna omedelbart med en envägshash. Enbart för begränsning av antalet anrop: IP-adressen för varje registrering, inloggning och begäran om lösenordsåterställning, för varje besök på den offentliga verifieringssidan för rapporter (avsnitt 9), och för varje användning av stopplänken i ett påminnelsemejl (avsnitt 14; den som använder den är en kontaktperson hos kunden, inte kontoinnehavare), raderad efter 24 timmar.
• Supportärenden: om du använder supportformuläret skickas ditt namn, din e-postadress och ditt meddelande till vår supportbrevlåda och sparas där medan vi hanterar ärendet och i 12 månader efter det sista meddelandet i konversationen, och raderas därefter. Det gäller alla som använder formuläret, inte bara kontoinnehavare.
• Senaste aktivitet: när du är inloggad, när du senast var aktiv, vilken sida i tjänsten du var på, din IP-adress samt typ av webbläsare och enhet. Bara det senaste värdet sparas (varje besök skriver över det förra), bara administratören kan se det, och det används för att hålla tjänsten säker (till exempel för att upptäcka ett missbrukat konto) och för support. Det raderas tillsammans med ditt konto.
• Platsdata: en engångskoordinat (GPS) som hämtas från din webbläsare när du startar en inspektion (endast om du ger platstillstånd — den begärs aldrig kontinuerligt eller i bakgrunden), samt GPS-koordinater inbäddade i ett fotos EXIF-metadata när din enhet registrerade dem vid fototillfället. Detta används enbart för att flagga inspektioner eller foton vars plats inte stämmer överens med anläggningens registrerade adress, för att hjälpa till att upptäcka bedrägligt eller missbrukande användande av tjänsten (se avsnitt 6, Tillåten användning, i våra Användarvillkor). En avvikelse hindrar dig aldrig från att fortsätta arbeta — den visas bara för dig och, för avslutade inspektioner, för oss som en rådgivande flagga.

Vi samlar inte medvetet in särskilda kategorier av personuppgifter (t.ex. hälsodata) om de inte oavsiktligt förekommer i ett inspektionsfoto — undvik gärna att inkludera ansikten eller personligt identifierande information i inspektionsfoton där det inte är nödvändigt.

4. Varför vi behandlar dina uppgifter (rättslig grund)

5. Vem vi delar uppgifter med

Personuppgiftsbiträden. Vi använder följande leverantörer för att driva tjänsten. De behandlar uppgifter för vår räkning, enligt personuppgiftsbiträdesavtal, och använder inte dina uppgifter för egna syften, utom där det anges nedan. När en leverantör behandlar uppgifter utanför EU/EES anges vilken överföringsmekanism som används.

• Anthropic (Claude API) — behandlar din fältdata (enhetstyper, platser, skick och anteckningar, inklusive texten från röstanteckningar — aldrig ljud) för att generera utkast till inspektionsrapporter, samt foton som du bifogar till enheter, utan deras metadata. Avsnitt 9 beskriver vad vi tar bort innan uppgifterna skickas. Anthropic använder inte uppgifterna för att träna sina modeller. De sparas endast en begränsad tid enligt Anthropics kommersiella lagringspolicy, med undantaget att innehåll som flaggas av dess automatiska säkerhetssystem kan sparas i upp till 2 år. Anthropic har sitt säte i USA; överföringar stöds av standardavtalsklausulerna i Anthropics personuppgiftsbiträdesavtal.
• Vercel — är värd för tjänsten och lagrar uppladdade inspektionsfoton (Vercel Blob). Applikationens serverfunktioner körs i USA; Vercel är certifierat enligt EU-U.S. Data Privacy Framework och använder även standardavtalsklausuler.
• Neon (via Vercel Marketplace) — är värd för den PostgreSQL-databas som lagrar dina konto- och inspektionsuppgifter, i London (Storbritannien). Storbritannien omfattas av ett beslut om adekvat skyddsnivå från EU (för närvarande giltigt till och med den 27 december 2031).
• Resend — skickar transaktionsmejl för vår räkning (bekräftelse av konto, återställning av lösenord, orderbekräftelser, påminnelser om förfallna/kommande inspektioner, även till en kontaktperson hos kunden som du har registrerat, samt meddelanden som skickas via supportformuläret). Din e-postadress och relevant meddelandeinnehåll (t.ex. en anläggnings namn och förfallodatum) passerar genom Resend. Resend har sitt säte i USA och är certifierat enligt EU-U.S. Data Privacy Framework; dess personuppgiftsbiträdesavtal innehåller även standardavtalsklausuler.
• Zoho (Zoho Mail) — är värd för vår supportbrevlåda (contact@firelifesafetyinspections.se och support@), där meddelanden från supportformuläret och e-post som du skickar till oss tas emot och sparas i de 12 månader som anges i avsnitt 3. Zoho Corporation B.V. driver brevlådan från datacenter inom EU (Nederländerna och Irland) enligt Zohos personuppgiftsbiträdesavtal, så ingen överföring utanför EU/EES sker.
• Cloudflare (Turnstile) — verifierar att du är en människa och inte en bot när du skapar ett konto eller skickar ett supportmeddelande, med hjälp av tekniska signaler som din IP-adress och webbläsarens egenskaper. Cloudflare är vårt personuppgiftsbiträde för denna kontroll, och självständigt personuppgiftsansvarigt när bolaget använder samma signaler för att förbättra Turnstiles botdetektering (se Cloudflares Turnstile Privacy Addendum). Cloudflare har sitt säte i USA och är certifierat enligt EU-U.S. Data Privacy Framework; dess personuppgiftsbiträdesavtal innehåller även standardavtalsklausuler.

Adressökning (OpenStreetMap). När du lägger till eller redigerar en anläggning och skriver i adressfältet skickas texten du skriver från vår server till Nominatim, OpenStreetMap Foundations adressöktjänst, för att föreslå matchande adresser. Din IP-adress skickas inte, eftersom anropet görs från vår server. OpenStreetMap Foundation är inte vårt personuppgiftsbiträde, utan hanterar anropet enligt sin egen integritetspolicy och uppger att uppgifterna lagras i Storbritannien och Nederländerna. Storbritannien omfattas av ett beslut om adekvat skyddsnivå från EU (för närvarande giltigt till och med den 27 december 2031).

Röstanteckningar (webbläsarens taligenkänning). Röstanteckningar använder webbläsarens inbyggda taligenkänning, som i de flesta webbläsare är en tjänst på nätet som drivs av webbläsarens tillverkare. Om din webbläsare kan känna igen tal direkt på din enhet för det språk du använder, använder appen det i stället, och ljudet lämnar då aldrig enheten; medan du spelar in visar appen vilket av de två som används. I Google Chrome skickar webbläsaren, när tjänsten på nätet används, inspelningen av det du säger direkt till Google, som gör om den till text enligt sina egna villkor och sin integritetspolicy och kan behandla den i USA (Google LLC är certifierat enligt EU-U.S. Data Privacy Framework). Andra webbläsare kan använda sin tillverkares tjänst. Google är inte vårt personuppgiftsbiträde för detta: vi tar aldrig emot ljudet, bara den färdiga texten. Appen informerar om detta före din första röstanteckning, och du kan alltid skriva anteckningarna i stället.

Självständigt personuppgiftsansvarig för betalningar. Rapportpaket säljs via Link, en tjänst från Stripe som är säljare (merchant of record) för köpet (se avsnitt 4 i användarvillkoren). Stripe/Link behandlar dina betalningsuppgifter, faktureringsuppgifter och köphistorik som självständigt personuppgiftsansvarig, inte för vår räkning, och skickar dina kvitton och fakturor. Vi får endast de uppgifter som behövs för att kreditera ditt konto (t.ex. vilket paket du köpt och beloppet). Om du bestrider en betalning ger vi Stripe de uppgifter som behövs för att besvara tvisten: när du köpte, vilka villkor du godkände och när rapporter genererades — inte innehållet i dina inspektioner. Vi ser eller lagrar aldrig dina kortuppgifter. Se Stripes integritetspolicy.

Vi säljer inte dina personuppgifter till tredje part, och vi använder inte dina uppgifter i marknadsföringssyfte.

6. Kakor (cookies) och lokal lagring

Vi använder endast strikt nödvändiga kakor. De kräver inte ditt samtycke, eftersom tjänsten inte fungerar utan dem. Vi använder inga analys- eller reklamkakor, och ingen kakbanner visas.

• session — håller dig inloggad. Gäller i 7 dagar.
• pending_2fa — sätts endast mitt i inloggningen, för konton med tvåfaktorsautentisering aktiverat, tills koden har verifierats. Gäller i 10 minuter.
• locale — kommer ihåg ditt valda visningsspråk (engelska/svenska). Gäller i 1 år.

Appen sparar också två inställningar i webbläsarens lokala lagring, inte som kakor och de skickas aldrig till oss: voiceNoteLanguage (språket du senast valde för röstanteckningar) och voiceNoticeAcknowledged (att du har läst informationen om röstanteckningar och valt att inte se den igen på den här enheten). De finns kvar tills du rensar webbläsarens data.

Om du har sett vår tidigare kakbanner används dess kaka cookie_consent inte längre; den förfaller av sig själv inom 180 dagar, och du kan radera den i webbläsaren när som helst.

7. Hur länge vi behåller dina uppgifter

Vi behåller dina konto- och inspektionsuppgifter så länge ditt konto är aktivt, så att du kan komma åt din inspektionshistorik. Om du raderar ditt konto (via Inställningar › Integritet och data) raderas din kontopost och alla tillhörande anläggningar, enheter, inspektioner, rapporter och foton omedelbart från våra driftsystem — ingen mjuk radering och ingen fördröjning. Vissa kopior finns kvar en begränsad tid:

• Säkerhetskopior av databasen: vi gör en säkerhetskopia av databasen varje dag och behåller varje kopia i cirka 7 dagar, därefter raderas den automatiskt. Dina konto- och inspektionsuppgifter kan alltså finnas kvar i en säkerhetskopia i cirka 7 dagar efter raderingen. Fotofiler lagras separat, raderas omedelbart och ingår inte i säkerhetskopiorna. Säkerhetskopiorna används bara för att återställa efter fel eller dataförlust. Om vi någon gång måste återställa en kopia raderar vi på nytt de konton som raderats efter att kopian gjordes.
• Raderingslogg: för att kunna hålla det löftet sparar vi en minimal uppgift om varje raderat konto, separat från databasen: kontots ID, tidpunkten för raderingen och en envägshash av e-postadressen (inte själva adressen). Den raderas automatiskt efter 30 dagar.
• Administratörens åtgärdslogg: vi för en logg över administrativa åtgärder på konton (till exempel en avaktivering, en radering eller att extra rapporter beviljats), med e-postadressen för det konto som berörs. När ett konto raderas ersätts adressen i de posterna med samma envägshash som i raderingsloggen, så att loggen fortfarande visar vad som gjordes men inte längre vem det gällde. Posterna raderas automatiskt efter 12 månader.
• Återställningshistorik för databasen: vår databasleverantör sparar dessutom en kort historik för återställning till en tidpunkt (för närvarande 6 timmar).
• Bokföring: vi sparar vår egen räkenskapsinformation (till exempel utbetalningsunderlag från Stripe) till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades, enligt bokföringslagen (7 kap. 2 §). Den innehåller inte dina inspektionsuppgifter. Stripe/Link sparar egna uppgifter om dina köp som säljare.
• Säkerhets- och felloggar (se "Vilka uppgifter vi samlar in" ovan): posterna för att upptäcka missbruk och felloggen sparas i 90 dagar och posterna för begränsning av antalet anrop i 24 timmar, därefter raderas de automatiskt, oavsett kontoaktivitet. När ett konto raderas ersätts dess e-postadress i kvarvarande poster omedelbart med samma envägshash som i raderingsloggen; posterna visar då vad som hände men inte längre vem det gällde.
• Senaste aktivitet (se "Vilka uppgifter vi samlar in" ovan) är alltid bara det senaste värdet, skrivs över vid varje besök och raderas när du raderar ditt konto.
• AI-leverantör: se posten om Anthropic i avsnitt 5.

8. Dina rättigheter enligt GDPR

Du har rätt att:

• Få tillgång till de personuppgifter vi har om dig.
• Rätta felaktiga uppgifter.
• Radera dina uppgifter ("rätten att bli glömd"), med förbehåll för rättsliga lagringskrav.
• Begränsa eller invända mot viss behandling.
• Dataportabilitet — få dina uppgifter i ett strukturerat, maskinläsbart format.
• Återkalla samtycke när som helst, där behandlingen grundar sig på samtycke.
• Lämna in ett klagomål hos Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) på imy.se, om du anser att dina uppgifter har hanterats felaktigt.

Tillgång, radering och dataportabilitet är tillgängliga omedelbart, helt på egen hand, under Inställningar › Integritet och data — ingen begäran eller väntetid krävs. För övriga rättigheter ovan, eller frågor, kontakta oss på contact@firelifesafetyinspections.se.

9. Hur vi använder AI, och automatiserade beslut

När du slutför en inspektion skickas den fältdata som beskrivs i avsnitt 5 (Anthropic) till Anthropics Claude-modell, som skriver ett utkast till rapporten: resultat per enhet, förslag på efterlevnadsstatus, brister och rekommenderade åtgärder. Foton skickas också när du bifogar dem, utan sin metadata (till exempel plats- och kamerauppgifter), så att utkastet kan beskriva vad de visar. Innan något skickas utelämnar vi anläggningens adress och tar bort e-postadresser, telefonnummer och personnummer ur anteckningar; anläggningens namn ersätts med en platshållare som sätts tillbaka i utkastet efteråt. Uppgifterna används inte för att träna modellen.

Ett AI-utkast är aldrig ett slutgiltigt beslut. Det märks EXEMPELRAPPORT, och en rapport visas som slutgiltig — i PDF-filen och på dess offentliga verifieringssida — först när den ansvariga inspektören har granskat den och utfärdat den i eget namn via Granska och utfärda (se användarvillkoren, avsnitt 3). Utfärdade rapporter anger att de utarbetats med AI-stöd. Vi använder inte automatiserad behandling för att fatta beslut om dig (t.ex. din kontostatus) som får rättsliga eller liknande betydande effekter utan mänsklig inblandning.

Varje rapport-PDF har en länk och en QR-kod till en offentlig verifieringssida. Sidan visar bara rapport-ID, ditt namn som utfärdande inspektör, rapportens status och utfärdandedatum samt en kort innehållskod som stämmer med den som är tryckt på PDF-filen, så att mottagaren kan kontrollera att PDF-filen hör till en rapport som inspektören utfärdat och om den är den aktuella versionen. Koden kan inte visa om en PDF-fil har ändrats efter att den lämnats ut. Den visar inte rapporten, anläggningens adress eller några foton. Sidans besökare omfattas av den logg för begränsning av antalet anrop som beskrivs i avsnitt 3.

10. Personuppgiftsbiträdesavtal (för företagskunder)

Om din användning av tjänsten innebär att du behandlar personuppgifter om andra personer än dig själv å en kunds vägnar — till exempel en fastighetsägares eller hyresgästs uppgifter som en del av en inspektion du utför åt dem — är du personuppgiftsansvarig för dessa uppgifter och vi agerar endast som ditt personuppgiftsbiträde, enligt GDPR artikel 28. I det förhållandet regleras vår behandling för din räkning av vårt personuppgiftsbiträdesavtal. Det utgör en del av användarvillkoren och gäller därför automatiskt; du behöver inte begära eller underteckna det separat.

11. Anmälan av personuppgiftsincident

Om en personuppgiftsincident inträffar som sannolikt medför en risk för dina rättigheter och friheter kommer vi att anmäla detta till den relevanta tillsynsmyndigheten (Integritetsskyddsmyndigheten, IMY) utan onödigt dröjsmål, och inom 72 timmar efter att vi fått kännedom om den där det är möjligt, i enlighet med GDPR. Om en incident sannolikt medför en hög risk specifikt för dig kommer vi även att meddela dig direkt utan onödigt dröjsmål.

12. Säkerhet

Vi vidtar rimliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda dina uppgifter, inklusive krypterade anslutningar (SSL/TLS) och åtkomstkontroller. Inget system är dock helt säkert, och vi kan inte garantera fullständig säkerhet.

13. Foton och tredjepartsdata

Inspektionsfoton kan oavsiktligt innehålla bilder av egendom, utrustning eller personer på inspekterade anläggningar. Du ansvarar för att säkerställa att du har lämplig befogenhet eller tillstånd att fotografera och ladda upp sådana foton som en del av ditt inspektionsarbete.

Foton tagna med platstjänster aktiverade på din enhet innehåller ofta inbäddad metadata (EXIF), till exempel GPS-koordinater, kameramodell och tidpunkt. När du laddar upp ett foto läser vi dess GPS-koordinat för det missbruksdetekterande syfte som beskrivs i avsnitt 3 ("Platsdata") och tar sedan bort metadatan innan fotot lagras. Foton i HEIC-format (används av vissa iPhones) görs om till JPEG i din webbläsare före uppladdning; vi tar inte emot HEIC-filer, eftersom vi inte kan ta bort deras metadata. Inget lagrat foto, och inget foto som skickas till vår AI-leverantör eller bäddas in i en PDF-rapport, innehåller metadata.

15. Barns integritet

Tjänsten är avsedd för yrkesmässig användning av vuxna (brandskyddsinspektörer och relaterade yrkesgrupper). Vi samlar inte medvetet in uppgifter från personer under 18 år.

16. Ändringar av denna policy

Vi kan komma att uppdatera denna integritetspolicy då och då. Vi uppdaterar datumet "Senast uppdaterad" ovan och meddelar dig om väsentliga ändringar där det är lämpligt.

17. Kontakta oss

För frågor om integritet eller för att utöva dina rättigheter enligt GDPR, kontakta oss på contact@firelifesafetyinspections.se.